Ecliente muito novo que decide trabalhar comigo, sempre tenho que avisá-los da quantidade de papelada introdutória que irão receber.
Do prospecto às declarações, muitos ficam inicialmente sobrecarregados com o valor que recebem.
Além disso, gostaria de compartilhar por quanto tempo você deve manter alguns dos outros documentos importantes que recebe, como declarações de impostos, registros bancários e extratos 401k.
Não posso reiterar o suficiente o quão importante é ser organizado.
Manter um bom sistema de arquivamento de todos os seus extratos o ajudará a fazer um trabalho melhor de rastreamento de investimentos.
Antes de ler a postagem, você pode querer preparar seu triturador. 🙂
Declarações de corretagem
Digo aos clientes que, uma vez que obtenham um novo extrato, eles podem descartar o antigo. Você, é claro, é mais do que bem-vindo para mantê-los todos e eu tenho muitos clientes que o fazem. Mas nos dias de hoje, temos tudo em backup e podemos produzir uma declaração antiga com relativa facilidade. A única declaração que você definitivamente deseja manter é a declaração de dezembro ou anual.
Para fins fiscais, especialmente em contas tributáveis, você pode querer reter as compras de investimento. Mas, mais uma vez, a maioria dos métodos de relatório de minhas empresas manterá todas essas informações disponíveis para você.
Lembre-se de que se você se inscrever para acesso online, terá os recursos para fazer login e imprimir todos os formulários de que precisar.
Declarações IRA e 401 (k)
A mesma coisa que se aplica às suas declarações de corretagem se aplica às suas declarações 401k e IRA - a declaração anual é aquela que você deve guardar. Além disso, você deseja manter seu Formulário 8606, seu Formulário 5498 e seu Formulário 1099-R.
- Formulário 8606 é o que você usa para relatar contribuições indedutíveis para IRAs tradicionais.
- Formulário 5498 é aquele que o seu custodiante IRA envia para você - às vezes é chamado de formulário “Informações de contribuição de IRA” ou “Informações de valor justo de mercado” e geralmente chega em maio. Ele detalha a) contribuições para seu IRA tradicional ou Roth e b) o valor de mercado justo desse IRA no final do ano anterior.
- Formulário 1099-R, é claro, é aquele que você recebe de seu custodiante IRA mostrando suas retiradas (distribuições de renda).
Declarações de Imposto
Como proprietário de uma empresa, estou definitivamente inclinado a guardar minhas declarações de impostos e documentos mais do que anos atrás. Só para não desinformar, visitei o site do IRS para ver o que eles têm a dizer sobre o assunto. Aqui está o que eles têm a dizer:
O tempo que você deve manter um documento depende da ação, despesa ou evento que o documento registra. Geralmente, você deve manter seus registros que suportam um item de receita ou deduções em uma declaração de imposto de renda até que o período de limitações para essa declaração se esgote.
O período de limitações é o período em que você pode alterar sua declaração de imposto de renda para reivindicar um crédito ou reembolso, ou em que o IRS pode avaliar impostos adicionais. As informações a seguir contêm os períodos de limitações que se aplicam às declarações de imposto de renda. Salvo disposição em contrário, os anos referem-se ao período após o depósito da devolução. As devoluções apresentadas antes da data de vencimento são tratadas como apresentadas na data de vencimento.
Observação: Mantenha cópias de suas declarações de impostos preenchidas. Eles ajudam a preparar futuras declarações de impostos e a fazer cálculos se você apresentar uma declaração corrigida.
Você deve impostos adicionais e as situações (2), (3) e (4), abaixo, não se aplicam a você; manter registros por 3 anos.
Você não informa a renda que deveria reportar, e é mais do que 25% da renda bruta mostrada em seu retorno; manter registros por 6 anos.
Você registra uma devolução fraudulenta; manter registros indefinidamente.
Você não registra uma devolução; manter registros indefinidamente.
Você registra uma reclamação de crédito ou reembolso após registrar sua devolução; manter registros por 3 anos a partir da data em que você apresentou sua declaração original ou 2 anos a partir da data em que pagou o imposto, o que ocorrer por último.
Você registra uma reclamação de perda de títulos sem valor ou dedução de dívidas incobráveis; manter registros por 7 anos. Isso normalmente inclui extratos de cartão de crédito e extratos de hipoteca.
Mantenha todos os registros de impostos trabalhistas por pelo menos 4 anos após a data em que o imposto vence ou é pago, o que ocorrer por último.
Eu verifiquei meu com CPA e ele ressonou o que o site do IRS tinha a dizer. Ele acrescentou que, embora 3 a 7 anos seja o padrão, é aconselhável manter suas declarações de impostos "para sempre". Sim para sempre. Embora apenas alguns clientes tenham realmente passado pelo processo de auditoria, ele notou que a auditoria padrão do IRS geralmente remonta a três anos. Lembre-se de que, se você for condenado por um crime tributário, o IRS pode abrir as portas e revisar todo o seu histórico anterior. A maneira mais fácil de evitar isso - não cometa fraude fiscal.
Extratos bancários
Seguindo a linha do retrospecto da auditoria do IRS, geralmente é sugerido manter seus extratos bancários por três anos. Pessoalmente, fazemos todos os serviços bancários online, portanto, decidimos apenas ter nossos extratos acessíveis dessa forma.
Seguro de vida
A apólice de seguro de vida é a principal candidata a ser mantida trancada em um cofre doméstico ou em um cofre. Você vai querer manter a apólice por toda a vida do contrato, mais três anos.
Fragmente quando terminar
O roubo de identidade é o verdadeiro negócio hoje em dia. Portanto, quando você decidir se livrar de seus documentos, faça-o com muito cuidado. A trituração adequada é uma maneira fácil de proteja-se contra roubo de identidade. Se você é uma pequena empresa, existem empresas especializadas em destruir suas informações confidenciais. De qualquer forma, essas são duas maneiras de ajudar a prevenir o roubo de identidade.
O que você pode jogar fora
Agora que você sabe o que precisa manter, aqui estão algumas coisas que você pode sugerir:
- Garantias desatualizadas
- Manuais de instrução desatualizados
- Testamentos ou relações de confiança desatualizados (desde que você tenha criado um novo)
- Apólices de seguro canceladas
- Extratos de cartão de crédito para anos fiscais encerrados
- Cheques cancelados para anos fiscais encerrados
- Antigos relatórios anuais de ações e / ou fundos mútuos
- Boletins informativos de investimento antigos (algumas pessoas guardam essas coisas por anos porque pagaram por elas - deixe-as ir!)
Quais documentos você gostaria de manter? Que tipo de sistema de arquivo você usa para controlar todos os seus registros importantes?